Google Dokumenter

Analyse av Appwesome

Når jeg velger en dokumentapp, ser jeg først på tre ting: om jeg finner igjen arbeidet mitt på ulike enheter, hvor enkelt det er å dele med andre, og om verktøyene passer til dokumentene jeg faktisk lager. Google Dokumenter treffer godt på de første punktene. Det er en gratis produktivitetsapp fra Google LLC, og jeg synes den passer særlig godt når skriving og samarbeid er viktigere enn avansert sideoppsett.

Start med arbeidsmåten din

Før du bytter, tenk over hva du vanligvis skriver. Til notater, utkast, møtereferater, skolearbeid og tekster som skal bearbeides av flere, er det nyttig å kunne fortsette på en annen enhet uten å sende filer fram og tilbake. Hvis du først og fremst lager dokumenter med svært presis typografi, kompliserte oppsett eller omfattende formatering, bør du også vurdere hvor mye du er avhengig av et fullverdig skrivebordsprogram.

Jeg ville dessuten skilt mellom å lese og å redigere. På mobil er det praktisk å åpne et dokument og rette en setning eller legge til et poeng, men lange tekster er ofte mer behagelige å bearbeide på en større skjerm. Det er ikke en svakhet ved én bestemt app så mye som et spørsmål om arbeidsflate: telefonen passer til raske inngrep, mens større redigering gjerne krever mer plass.

Et konkret samarbeid i hverdagen

Se for deg at du skal planlegge en helgetur med venner. Du lager et dokument med reisetider, pakkeliste og spørsmål som må avklares, og deler det slik at de andre kan føye til sine innspill. Når noen endrer planen, slipper du å samle endringer fra flere separate vedlegg. For meg er dette en av de mest nyttige arbeidsmåtene: dokumentet blir et felles arbeidssted, ikke bare en fil som sendes rundt.

Det samme opplegget fungerer for et møtereferat eller et gruppeprosjekt, men det krever litt orden. Avtal gjerne hvem som skriver hovedutkastet, og bruk tydelige overskrifter eller korte avsnitt når flere bidrar. Samarbeid i sanntid gjør redigering smidig, men det kan også bli rotete hvis alle omskriver samme avsnitt samtidig. Deling løser altså ikke organiseringen for dere; den gjør det bare enklere å jobbe i samme dokument.

Små arbeidsvaner som gir mer kontroll

Versjonshistorikken er mest nyttig når du vet hva du prøver å finne igjen. Før en større omskriving kan jeg gi teksten et tydelig skille ved å legge inn en overskrift eller et kort notat om hva som endres. Hvis resultatet ikke fungerer, er det enklere å sammenligne tidligere utgaver og hente tilbake det som mangler enn å prøve å rekonstruere endringene fra hukommelsen.

Et annet praktisk grep er å bruke mobilen til å fange opp tanker, ikke nødvendigvis til å finpusse hele teksten. Jeg kan skrive inn en setning mens den er fersk, og senere åpne dokumentet på en større skjerm for å ordne struktur og formatering. Det reduserer risikoen for at raske mobilendringer blir stående som en halvferdig tekst. Verktøylinjen gjør vanlige justeringer tilgjengelige, men jeg ville ikke forventet at en mobilflate gir samme oversikt som et tastatur og en stor skjerm.

For dokumenter med mange bilder eller tabeller lønner det seg å jobbe trinnvis. Legg først inn teksten og strukturen, og fyll deretter på med visuelt innhold. Da er det lettere å oppdage om det er selve dokumentet som er tungt å håndtere, eller om forbindelsen gjør arbeidet tregt. Store og kompliserte filer er nettopp situasjonen der den ellers raske arbeidsflyten kan kjennes mindre smidig.

Hvor alternativene kan passe bedre

Sammenlignet med tradisjonelle tekstbehandlere på datamaskin opplever jeg Google Dokumenter som mer praktisk når flere skal skrive sammen og arbeidet må være tilgjengelig på ulike enheter. Et lokalt skrivebordsprogram kan derimot være et bedre valg når du trenger detaljert kontroll over dokumentets utseende eller foretrekker å arbeide uten en nettbasert arbeidsflyt. Jeg ville ikke valgt ut fra hvilket program som har flest knapper, men ut fra hvor mye formatering sluttresultatet faktisk krever.

Notatapper er et annet alternativ, men de dekker et annet behov. De passer ofte bedre til korte huskelister og raske ideer som ikke skal utvikles til et ferdig dokument. Når teksten skal få overskrifter, gjennomarbeidede avsnitt og innspill fra andre, synes jeg en dokumentredigerer er mer naturlig. For en enkel handleliste kan et helt dokument derimot føles unødvendig omstendelig.

Det er også verdt å tenke på hva mottakeren skal gjøre med teksten. Hvis vedkommende bare trenger å lese en ferdig versjon, kan en fast eksportert fil være enklere å håndtere enn et dokument som fortsatt er ment for redigering. Hvis dere derimot skal kommentere og endre innholdet sammen, er den delte arbeidsformen en klar fordel. Valget handler dermed ikke bare om hvordan jeg liker å skrive, men også om hva slags samarbeid sluttresultatet skal støtte.

Byttet handler om mer enn å installere appen

Det er lett å prøve en ny skriveapp, men mer krevende å flytte en etablert arbeidsmåte. Før du legger alle dokumentene dine et nytt sted, ville jeg startet med ett pågående prosjekt. Da får du testet om du liker å finne, redigere og dele tekstene der, uten å måtte endre alt på én gang. Det er en enkel måte å vurdere om arbeidsflyten passer før den blir en vane.

Hvis dokumentene dine allerede ligger i Google Disk, blir overgangen mer naturlig enn om du bruker en annen løsning til å organisere alt. Det viktigste er likevel ikke hvor raskt du flytter filene, men om du og dem du samarbeider med forstår hvem som skal redigere, og hvilken versjon som gjelder. En felles fil kan spare tid, men uklare rutiner kan føre til at folk gjør endringer uten å vite hva andre arbeider med.

Jeg ville også testet noen typiske dokumenter før jeg bestemte meg: et kort notat, et dokument med bilder eller tabeller, og en tekst der flere skal bidra. Da merker du raskere om appen dekker behovene dine, eller om det er de mer avanserte formateringsmulighetene du savner. Det er bedre enn å basere valget på et enkelt, tomt dokument som ikke viser hvordan du faktisk jobber.

Hvorfor Google Dokumenter?

Først og fremst, la oss snakke om hvorfor Google Dokumenter er verdt å sjekke ut. Hvis du allerede er en del av Googles økosystem, vil du finne at dette er en av de mest praktiske appene der ute. Det synkroniseres sømløst med Google Disk, så du kan ha tilgang til dokumentene dine hvor som helst og når som helst. Det er ganske praktisk, spesielt når du trenger å jobbe på farten.

Funksjoner som skiller seg ut

La oss dykke litt dypere inn i hva denne appen faktisk tilbyr. En av de mest imponerende funksjonene er sanntids samarbeidsmulighetene. Du kan enkelt dele dokumentene dine med venner eller kolleger, og de kan redigere dem samtidig som deg. Det er ganske kult å se endringer skje i sanntid uten at du trenger å oppdatere siden!

En annen ting jeg elsker er versjonskontroll. Har du noen gang gjort en endring du angrer på? Ikke noe problem! Du kan enkelt gå tilbake til en tidligere versjon av dokumentet ditt. Dette gir en ekstra trygghet når du jobber med viktige dokumenter.

Brukervennlighet og grensesnitt

Grensesnittet er ganske intuitivt, noe som gjør det enkelt å navigere selv for nybegynnere. Alt er pent organisert, og det er lett å finne de forskjellige funksjonene. Selv om du aldri har brukt en tekstbehandler før, vil du finne deg selv raskt komfortabel med Google Dokumenter.

Jeg liker spesielt hvordan verktøylinjen er designet. Den gir deg enkel tilgang til de mest brukte funksjonene, som tekstformatering, innsetting av bilder eller tabeller, og mye mer. Det føles som om det er designet med brukeren i tankene.

Tilgjengelighet på tvers av plattformer

En annen stor fordel med Google Dokumenter er dets tilgjengelighet på tvers av plattformer. Enten du bruker Android, iOS, eller jobber fra en desktop, er Google Dokumenter der for deg. Jeg har ofte startet et dokument på telefonen min bare for å fullføre det på datamaskinen min senere. Denne fleksibiliteten er en livredder!

Hva kan forbedres?

Selv om jeg elsker Google Dokumenter, er det noen få ting som kan forbedres. Appen kan være litt treg til tider, spesielt når du arbeider med store dokumenter eller langsomme internettforbindelser. Det kan også ta litt tid å laste inn dokumenter med mange bilder eller komplekse tabeller.

Jeg skulle også ønske at det var flere alternativer for tekstformatering og stil. Selv om de fleste grunnleggende funksjoner er til stede, kan det være litt begrenset hvis du er vant til mer avanserte tekstbehandlingsprogrammer.

Som produktivitetsapp har den en gjennomsnittlig vurdering på 4,6 fra rundt 2,5 millioner vurderinger, og den har passert én milliard installasjoner. Den er gratis, har aldersmerking PEGI 3 og kom ut 30. april 2014. Tallene forteller meg først og fremst at dette er et velkjent valg, men de avgjør ikke om det passer til dine dokumenter. Jeg ville vurdert det ut fra arbeidsflyten din, ikke populariteten alene.

For den som lurer på om appen er egnet til skole eller jobb, er mitt korte svar ja når hovedbehovet er å skrive, dele og redigere tekst sammen. Til en oppgave kan du samle utkast og kommentarer på ett sted; på jobb kan et delt referat gjøre det enklere å følge opp punkter. Men dersom dokumentene krever nøyaktig layout eller avansert typografisk kontroll, bør du teste arbeidsflyten grundig før du gjør den til standard.

En annen praktisk vurdering er hva du gjør når du ikke har stabil nettilgang. Jeg ville ikke planlagt en viktig redigeringsøkt rundt en usikker forbindelse uten først å kontrollere hvordan dokumentet oppfører seg på enheten jeg skal bruke. Når forbindelsen er treg, kan også det å åpne større filer ta tid. For raske notater er det mindre merkbart enn når du forventer at en stor tekst skal laste inn umiddelbart.

Hvis du vurderer om det er verdt å begynne, trenger du ikke flytte hele arkivet med én gang. Opprett et nytt dokument for en konkret oppgave, prøv å dele det med én person, og se om samarbeid og gjenfinning føles naturlig. Det gir et mer realistisk inntrykk enn å bare bla gjennom verktøylinjen. Jeg ville beholdt den gamle løsningen for dokumenter der formateringen er kritisk, til du har kontrollert at resultatet blir som ønsket.

Men til syvende og sist, er det små klager i forhold til hvor mye Google Dokumenter har å tilby. Det er en utrolig allsidig og nyttig app som gjør det enkelt å jobbe med dokumenter uansett hvor du er.

Så hvis du leter etter en praktisk, brukervennlig app for dokumenthåndtering, anbefaler jeg å prøve Google Dokumenter. Du vil ikke bli skuffet!